Fallstudie · Technologie & KI
Etape: ein ruhiger Arbeitsplatz für aufsuchende Sozialarbeit.
Etape ist eine Fallmanagement-Plattform für soziale Dienstleister, entwickelt von Brenvard. Sie vereint Tagespläne, Besuchsdokumentation, Aktionspläne und Fortschrittsverfolgung in einem sicheren System. Künstliche Intelligenz erstellt Entwürfe und Vorschläge, trifft aber keine endgültigen Entscheidungen. Socialplan ist die erste Organisation, die die Plattform im Rahmen eines Pilotprojekts einsetzt.
Das Produkt
Ein Blick innerhalb von Etape.
Die Herausforderung
Kein System, und keine, die passte.
Socialplan leistet im Auftrag dänischer Kommunen soziale Unterstützung für Kinder, Jugendliche, Familien und Erwachsene. Die Mitarbeiter arbeiten direkt bei den Bürgern zu Hause und in den Gemeinden, nicht im Büro. Zu Beginn verfügte Socialplan über kein digitales System für Planung, Dokumentation oder Nachbereitung.
Die bestehenden Systeme waren entweder für große Organisationen konzipiert oder entsprachen nicht den Anforderungen der aufsuchenden Arbeit. Daher entschied man sich, ein Produkt von Grund auf neu zu entwickeln, mit Socialplan als erstem Kunden und dem Ziel, es später auch anderen Anbietern anzubieten.
Dokumentation, die unterwegs, in der Nähe des Besuchs, erledigt werden kann.
Klare Berichterstattung an die Gemeinden ohne Doppelarbeit.
Strenger Datenschutz für sensible Informationen über schutzbedürftige Bürger.
Was wir gebaut haben
Eine Plattform, vom Besuch zum Bericht.
Tagesplanung und Besuchsdokumentation
Die Mitarbeiter stempeln bei den Besuchen ein und aus, führen ein Protokoll für jeden Bürger, laden Anhänge hoch und erfassen die gefahrenen Kilometer.
Aktionspläne mit KI-Vorschlägen
Ziele und Schwerpunkte können von einer KI auf Basis des Gemeindeplans vorgeschlagen werden. Jeder Vorschlag wird von einem Experten geprüft und freigegeben.
Statusberichte für Gemeinden
Die KI erstellt den Statusbericht anhand der Notizen des Mitarbeiters. Nichts wird versendet, bevor es von einem Experten geprüft und freigegeben wurde.
Wohlbefinden und Fortschrittskontrolle
Der Fortschritt wird anhand der organisationseigenen Skala von 0 bis 10 in den verschiedenen Bereichen gemessen und in Rot, Gelb und Grün dargestellt.
Mitarbeiterprofile und -zuweisung
Mitarbeiterprofile mit Angaben zu Sprachen, Führerschein und Berufserfahrung sowie eine Zuweisungsliste, die Bürger mit den passenden Mitarbeitern zusammenbringt.
Sicherer Zugriff und eigene Markenidentität
Rollenbasierter Zugriff pro Organisation, Übersichten über Rechnungsstellung und Lieferung nur für das Management sowie Berichtsbranding, das jede Organisation selbst hochlädt.
Etape wurde in kurzen Iterationen gemeinsam mit dem Management und den Mitarbeitern von Socialplan entwickelt. Jede Funktion wurde im realen Arbeitsalltag getestet, bevor die nächste in Angriff genommen wurde. Datenschutz- und Sicherheitsentscheidungen wurden von Anfang an getroffen und nicht nachträglich hinzugefügt.
Die tägliche Arbeit der Mitarbeiter im Außendienst und des Managements wurde erfasst.
Das Kernsystem wurde entwickelt: Besuche, Logbuch, Dokumentation und Zugangskontrolle.
Aktionspläne, Fortschrittsverfolgung und kommunale Berichterstattung wurden hinzugefügt.
KI-Funktionen mit obligatorischer menschlicher Überprüfung eingeführt.
Datenschutz durch Design
Was wir ausgewählt haben nicht zu bauen.
Einige Funktionen wurden bewusst weggelassen. Etape verfolgt Mitarbeiter nicht per GPS, verwaltet keine Medikamente und speichert keine Fotodokumentation. Bürger können jederzeit aus dem System gelöscht werden, und Kommunen haben keinen Zugriff auf Rechnungs- oder Lieferdaten.
Die Vorschläge der KI sind erst dann endgültig, wenn sie von einem Experten freigegeben wurden.
Die KI wird im Rahmen einer Datenverarbeitungsvereinbarung mit dem Anbieter betrieben.
Die Daten und Zugriffsrechte jeder Organisation werden getrennt gehalten.
Allgemeine Fragen
Fragen zu Etape.
Ist Etape live?
Etape befindet sich derzeit in einem Pilotprojekt mit Socialplan, dem ersten Kunden. Ziel ist es, das System auch anderen Anbietern sozialer Dienstleistungen anzubieten.
Trifft KI Entscheidungen über Bürger?
Nein. Die KI erstellt lediglich Entwürfe und Vorschläge. Ein Fachmann muss alles prüfen und freigeben, bevor es Teil eines Falles wird oder an eine Gemeinde weitergeleitet wird.
Können auch andere Organisationen Etape nutzen?
Etape ist von Anfang an für mehrere Organisationen konzipiert, jede mit eigenem Zugriff, eigenen Daten und eigenem Branding. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie mehr erfahren möchten.
Welche Brenvard-Dienste waren beteiligt?
Technologie & Digitalisierung, KI & Automatisierung, Cybersicherheit & Datenschutz sowie Strategie & Beratung – wir arbeiten als ein Team.
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